Un mesaj nu a plecat, sau alerta nu a ajuns la tine

Două probleme diferite ajung să sune la fel: „nu pleacă mesajele”. Una este despre mesajul pe care îl scrii tu unui client. Cealaltă, mai gravă, este despre alerta care ar trebui să te anunțe pe tine că un client are nevoie de un om. A doua este cea care costă clienți, pentru că nu se vede deloc.

Mesajul tău către client nu a plecat

După ce apeși „Trimite”, ecranul îți spune exact ce s-a întâmplat. Cele trei mesaje înseamnă lucruri diferite.

„Nu a plecat. Clientul nu a mai scris de peste 24 de ore, iar WhatsApp nu permite acum un mesaj liber.”

Aceasta este regula Meta, nu o limită pusă de noi. Poți scrie liber unui client doar în 24 de ore de la ultimul lui mesaj. În capul conversației vezi eticheta: „Fereastră activă” sau „Fereastră închisă (24h)”.

Ce faci: sună-l, sau așteaptă să îți scrie el. Când scrie, fereastra se redeschide și poți răspunde normal.

„Nu am primit confirmare. Este posibil să fi ajuns totuși. Verifică în conversație înainte să trimiți din nou.”

Fă exact ce zice. Nu retrimite pe nevăzute, altfel clientul primește același text de două ori.

„Nu a plecat. Textul tău a rămas aici, încearcă din nou.”

Textul nu s-a pierdut. Apeși încă o dată „Trimite”. Dacă se repetă de mai multe ori la rând, scrie-ne.

De reținut după ce răspunzi tu

Din clipa în care scrii tu, Aria face pauză la acel client și revine automat. Mesajul de pe ecran o spune direct: „Ai răspuns tu. Aria face pauză la acest client și revine automat.” Durata este cea din „Pauza Ariei după preluare umană (minute)”. Dacă nu ai completat niciodată câmpul acela, în casetă scrie 0, dar pauza reală este de 30 de minute.

Alerta „un client are nevoie de un om” nu a ajuns la tine

Aceasta este cea mai scumpă defecțiune din tot produsul, pentru că arată exact ca o săptămână liniștită. Aria îi spune clientului că revine un coleg, iar colegul nu este anunțat niciodată.

Ce controlezi tu stă în „Setări Aria”, fila „Setările Afacerii”. Verifică toate trei, în ordinea asta.

1. Completează „Email pentru preluare”

La secțiunea „Cine preia” ai două câmpuri: „Email pentru preluare” și „WhatsApp pentru preluare”.

Completează emailul, chiar dacă preferi WhatsApp. Alerta pe WhatsApp ascultă de aceeași regulă de 24 de ore ca orice alt mesaj, deci în afara ferestrei nu pleacă. Emailul nu are fereastra asta. Poți scrie mai multe adrese, despărțite prin virgulă.

Dacă lași ambele câmpuri goale, alerta nu dispare fără urmă: ajunge la adresa configurată de noi la instalare, dacă există una, iar dacă nici acolo nu ajunge la un om, suntem anunțați noi și rămâne o urmă pe care o putem citi. Dar tu nu afli nimic la timp, și asta contează. Completează câmpul.

2. Verifică cele două comutatoare din „Notificări”

„Anunță pe email” și „Anunță pe WhatsApp”. Dacă unul este stins, canalul acela nu se folosește, oricât de corect ar fi completată adresa de dedesubt.

3. Verifică „Alerte doar în programul de lucru”

Dacă este pornit, alertele din afara intervalului scris la „Program de lucru” sunt reținute și nu îți ajung. Implicit programul este de la 9 la 18, în fusul orar setat la „Fus orar”.

Singura excepție sunt urgențele, care pleacă întotdeauna, la orice oră.

Ce faci: dacă ai clienți care scriu seara, ori stingi comutatorul, ori lărgește intervalul.

Mesajele clienților nu ajung deloc la tine

„Mesajele tale ajung la altă afacere”

Dacă vezi acest card roșu, cu textul „Numărul tău de WhatsApp este înregistrat pe «…», nu pe afacerea ta”, oprește-te. Nu ai ce rezolva din contul tău: rutarea stă la noi, în centrala noastră. Scrie-ne imediat.

Planul Gratuit s-a oprit

Dacă ai epuizat cele 300 de răspunsuri incluse, mesajele clienților ajung în continuare în Inbox. Doar răspunsurile automate se opresc. Nu ai pierdut niciun mesaj.

O conversație care nu mai are nevoie de răspuns

Dacă o conversație stă cu eticheta „Așteaptă răspuns” dar nu mai are ce să primească, apasă „Marchează rezolvat”. Butonul „Scoate conversația din lista celor care așteaptă, fără să trimiți nimic”, iar ecranul îți confirmă: „Gata, conversația nu mai apare ca în așteptare. Dacă clientul mai scrie, revine.” Nu pleacă niciun mesaj către client.

Când ne scrii

• Vezi cardul „Mesajele tale ajung la altă afacere”.
• Ai completat „Email pentru preluare”, comutatoarele sunt pornite, „Alerte doar în programul de lucru” este stins, și tot nu primești alertele.
• „Nu a plecat. Textul tău a rămas aici, încearcă din nou.” apare de mai multe ori la rând pentru același mesaj.

Scrie-ne la hello@ariaknows.com sau pe WhatsApp la +40 750 469 994. Trimite-ne numărul clientului și ora aproximativă.