Când intervii tu în conversație

Preiei oricând, din același loc

Nu trebuie să o oprești ca să răspunzi tu. Deschizi conversația în tabul „WhatsApp Text”, scrii în căsuța „Scrie un răspuns ca om…” și apeși „Trimite”.

În clipa în care mesajul tău pleacă, Aria intră în pauză la acel client. Îți apare și pe ecran: „Ai răspuns tu. Aria face pauză la acest client și revine automat.”

Pauza e doar pentru clientul acela. Restul conversațiilor merg mai departe normal.

Merge și din telefon

Dacă un coleg răspunde din aplicația WhatsApp Business, de pe telefonul lui, e exact același lucru. Mesajul lui se vede aici, în conversație, iar Aria se oprește la acel client la fel ca mai sus. Nu trebuie să anunțe pe nimeni și nu trebuie să deschidă aplicația noastră.

Cât ține pauza

În „Setările Afacerii” ai câmpul „Pauza Ariei după preluare umană (minute)”. Implicit e 30 de minute. Poți pune orice valoare între 0 și 120.

• După ce trec minutele alese, Aria revine singură, fără să apeși nimic. Nu anunță nimic, pur și simplu răspunde normal la următorul mesaj al clientului.
• 0 înseamnă fără pauză. Dacă pui zero, ea nu tace după ce răspunzi tu. Alege asta doar dacă chiar vrei să vorbiți amândoi.

Cât timp e în pauză, conversația e marcată în listă cu „Aria pe pauză”.

Dacă vrei să revină mai devreme

Scrii /aria pe WhatsApp, către numărul afacerii tale. Merg și /resume, resume sau reluare. Cuvântul e consumat, adică nu ajunge la client, iar ea răspunde din nou de la următorul mesaj.

Se pune singură în pauză când predă

Nu numai tu o pui în pauză. Când ea însăși decide că discuția are nevoie de un om, o urgență, o reclamație, cineva care cere explicit să vorbească cu cineva, face două lucruri deodată: îi spune clientului că revine un coleg și se oprește în acea conversație, ca să nu vorbească peste tine.

Asta înseamnă că dacă o discuție a fost predată și nimeni nu a răspuns, clientul chiar așteaptă un om.

Între timp, dacă clientul mai scrie o dată în fereastra aceea, primește o singură dată aceeași propoziție care i-a fost promisă, în limba lui, și apoi liniște. Nu se repetă. Dacă pauza a fost pornită de tine sau de un coleg, nu se mai trimite nici propoziția asta: conversația e a omului care a intrat în ea.

Cine e anunțat, și când

În „Setările Afacerii”, la „Cine preia”, completezi „Email pentru preluare” și „WhatsApp pentru preluare”. Acolo ajung alertele când Aria are nevoie de un om.

Ce e pornit din start:

• „Anunță pe email”: pornit.
• „Anunță pe WhatsApp”: pornit.
• „Alerte doar în programul de lucru”: oprit. Adică, implicit, ești anunțat la orice oră.
• „Program de lucru”: 9 la 18, dacă nu îl schimbi.

Dacă bifezi „Alerte doar în programul de lucru”, alertele din afara programului nu îți mai ajung. Excepția e o urgență, care trece oricum.

Completează cel puțin una dintre cele două adrese. Dacă amândouă sunt goale, nu are unde să anunțe pe nimeni.

Fereastra de 24 de ore

Asta e o regulă a WhatsApp, nu a noastră. Dacă un client nu ți-a mai scris de peste 24 de ore, nu îi mai poți trimite un mesaj liber până nu scrie el din nou.

În conversație vezi asta scris înainte să încerci: „Fereastra de 24h e închisă: nu poți trimite un mesaj liber acum.” Dacă trimiți totuși, îți spunem ce s-a întâmplat cu mesajul: „Nu a plecat. Clientul nu a mai scris de peste 24 de ore, iar WhatsApp nu permite acum un mesaj liber.”