Cererile clienților tăi și ștergerea datelor

Un client îți scrie și îți cere ce date ai despre el, sau îți cere să le ștergi. Pagina asta îți spune exact ce faci, ce facem noi și în cât timp.

Cine este operatorul

Tu, afacerea client, ești operatorul de date (data controller) pentru datele clienților tăi care vorbesc cu Aria. Noi, ARIA LABS S.R.L., suntem procesatorul de date (data processor) și procesăm acele date doar conform instrucțiunilor tale și DPA-ului.

În practică, asta înseamnă că cererea unui client vine la tine, iar noi te ajutăm să o rezolvi.

Un client îți cere datele lui sau ștergerea lor

1. Dacă vrei doar să vezi ce e, caută singur. În „Leaduri” ai caseta „Caută nume, telefon, email, județ…”. Conversația o citești în „Comunicare”, la „Conversații”.
2. Pentru o căutare completă sau pentru ștergere, scrie-ne la hello@ariaknows.com. Spune-ne numărul de telefon sau adresa de email de pe care ți-a scris clientul și ce ceri: găsire, export sau ștergere.
3. Căutăm în toate locurile în care poate sta acel număr sau acel email, și în asistentă, și în ERP, și îți spunem în care s-a găsit ceva. O ștergere care ratează un loc este mai rea decât niciuna, pentru că i-ai raportat clientului că e gata.
4. Te ajutăm în maximum 5 zile lucrătoare de la cererea ta. Ștergerea propriu-zisă se face în maximum 30 de zile. Nu costă nimic.
5. Primești în scris ce s-a găsit și ce s-a șters, ca să poți răspunde clientului tău și autorității, dacă e cazul.

Dacă clientul ne scrie direct nouă, îi spunem că tu ești operatorul, îți transmitem cererea și te ajutăm să o rezolvi în același termen de 5 zile lucrătoare.

Ce se șterge și ce rămâne

Se șterg conținutul conversațiilor (mesaje text, transcrieri ale mesajelor vocale), identificatorii de contact asociați (număr de telefon, email) și metadatele conversației (timp, canal, limbă detectată).

Rămâne strict minimul cerut de lege, de exemplu datele de facturare, care au o obligație legală de păstrare de 10 ani, plus logs tehnice anonimizate. Nimic din acestea nu mai identifică direct persoana.

Dacă clientul vrea o copie a datelor lui înainte de ștergere, cere-o în același email și o livrăm în format JSON. După ștergere trimitem o confirmare pe email.

Cât ținem datele

Conversațiile clienților tăi: 12 luni rolling, sau conform politicii afacerii tale. Așa scrie în Politica de confidențialitate, la secțiunea 4. Dacă vrei alt termen pe contul tău, mai scurt sau mai lung, scrie-ne și îl stabilim în scris.

Jurnalul de acces îl vezi pe ultimele 30 de zile și se păstrează cel puțin 30 de zile.

Datele de facturare se păstrează 10 ani, ca obligație legală.

La încetarea contractului, datele sunt șterse din sistemele noastre în maximum 30 de zile, sau ți le returnăm într-un format standard, dacă ceri asta.

Tabelul complet de retenție este publicat în Politica de confidențialitate, la secțiunea 4.

Datele firmei tale: le iei sau le ștergi singur

Toate cele trei acțiuni sunt în contul tău, la „Abonament”. Ecranul se deschide doar dacă ești administrator al firmei.

„Descarcă datele mele”

Este în secțiunea „Datele tale”. Primești o arhivă cu:

• date-firma.xlsx, toate datele din cont, o filă pentru fiecare categorie, se deschide în Excel sau Google Sheets;
• documente/, fișierele pe care le-ai încărcat, exact cum le-ai încărcat;
• conversatii/, conversațiile purtate de Aria cu clienții tăi, în CSV;
• cunostinte/, ce a învățat Aria despre afacerea ta.

Parolele și cheile de acces apar ca REDACTED. Nu sunt datele tale, sunt chei de acces, iar un export care circulă pe email nu este locul lor.

„Șterge toate datele”

Ștergem definitiv tot ce ține de firma ta: clienți, proiecte, documente și conversații. Contul de autentificare rămâne, ca să poți intra și să vezi confirmarea. Ți se cere să scrii numele firmei ca să confirmi. Nu se poate anula, așa că descarcă-ți întâi datele.

Copiile de siguranță, spuse exact cum stau lucrurile:

• Arhiva care ține doar de firma ta se șterge.
• Copiile de siguranță nocturne, cele care rulează peste toate firmele, nu se deschid ca să scoatem o firmă din ele. Se sting de la sine: 14 zile pe server și 30 de zile la furnizorul din Germania. Deci ultima copie nocturnă cu datele tale dispare în cel mult 30 de zile.
• Rămâne o categorie pe care nu ți-o ascundem: câteva arhive vechi, făcute o singură dată la mutări și migrări, care nu expiră și din care nu poate fi scoasă o singură firmă fără să distrugem copia tuturor celorlalte. Sunt criptate. Dacă ai nevoie ca și acelea să dispară, scrie-ne și decidem împreună ce facem cu ele.

„Închide contul”

Închidem definitiv contul firmei tale: ERP-ul, asistenta de pe WhatsApp, numărul de telefon și adresa ta de Aria. Datele se arhivează întâi, apoi se șterg. Butonul se numește „Vreau să închid contul”. Îți cerem numele firmei și un cod de 6 cifre trimis pe email. Dacă ai abonament activ, anulează-l întâi din pagina de facturare, ca să nu îți mai fie luați bani.

Ce ține de tine

• Cererile clienților tăi vin la tine. Tu ești operatorul, noi suntem procesatorul, iar noi acționăm la cererea ta.
• Spune-le clienților tăi că Aria există. Ea se prezintă ca asistent AI la începutul conversației cu cineva care nu a mai vorbit cu ea și nu pretinde niciodată că e om, dar informarea în politica ta de confidențialitate rămâne a ta.
• Ține minte termenele. 5 zile lucrătoare ca să te ajutăm, 30 de zile pentru ștergerea propriu-zisă.

Ce ține de noi

• O breșă de securitate care îți afectează datele ți-o comunicăm în maximum 72 de ore de când o detectăm, conform Art. 33 GDPR.
• Poți să ne auditezi. La cerere scrisă cu 30 de zile înainte, tu sau un auditor terț acreditat puteți audita practicile noastre de procesare. Costurile le suporți tu, mai puțin dacă auditul descoperă probleme materiale.
• Dacă schimbăm DPA-ul, te anunțăm cu cel puțin 30 de zile înainte. Dacă schimbăm lista de furnizori, cu 14 zile înainte.

Pentru orice întrebare legată de datele clienților tăi: hello@ariaknows.com.